Política de Facturación Y Cobros, Billing & Collections Policy, Spanish
Esta política se aplica a la atención de pacientes en los siguientes centros:
• Centro Médico Culpeper (CPMC) de UVA Health
• Centro Médico Haymarket de UVA Health (HAMC)
• Centro Médico Prince William de UVA Health (PWMC)
• Grupo médico UVACH
• Centro Oncológico UVA Health Gainesville
OBJETIVO
El objetivo de esta política es proporcionar información sobre las prácticas de facturación y cobro de UVA Community Health (UVACH), que incluye UVA Health Culpeper Medical Center (CPMC), UVA Health Haymarket Medical Center (HAMC), UVA Health Prince William Medical Center (PWMC), UVACH Medical Group y UVA Health Cancer Center Gainesville. (en adelante, «entidades de Community Health»).
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta política se aplica a todas las entidades de Community Health. Cualquier agencia de cobro que trabaje en nombre de las entidades de Community Health respetará y apoyará las prácticas de cobro que se describen a continuación. A menos que se especifique lo contrario, esta política no se aplica a los médicos u otros proveedores médicos, incluidos, entre otros, los médicos de urgencias, anestesistas, radiólogos, hospitalistas y patólogos que no sean empleados de Community Health Medical Group.
DEFINICIONES
Importes generalmente facturados (AGB): los importes generalmente facturados son los importes que se cobran habitualmente a los pacientes por servicios de urgencia y médicamente necesarios que están cubiertos por su seguro. Los cargos para los pacientes que reúnen los requisitos para recibir ayuda financiera se limitarán a los importes generalmente facturados («AGB») por dichos servicios. Estos cargos se basan en los importes medios permitidos por Medicare y las aseguradoras privadas para la atención de urgencia y otras atenciones médicamente necesarias. Los importes permitidos incluyen tanto el importe que pagará la aseguradora como el importe, si lo hubiera, que el individuo debe pagar personalmente. Los AGB de CPMC, PWMC y HAMC se calculan utilizando el método retrospectivo según 26 CFR §1.501(r).
Deuda incobrable: se da de baja de las cuentas por cobrar como incobrable, pero sigue considerándose un saldo pendiente adeudado.
Agencia de cobro: una agencia de cobro es cualquier entidad contratada para perseguir o cobrar el pago a los garantes.
Período de elegibilidad: período de tiempo durante el cual un garante recibe asistencia financiera.
Acción de cobro extraordinaria (ECA): ECA es cualquiera de las siguientes acciones:
Vender la deuda de una persona a otra parte, con algunas excepciones. Informar negativamente a las agencias de información crediticia o a las oficinas de crédito.
Aplazar, denegar o exigir el pago antes de proporcionar la atención médica necesaria debido
impago de la atención prestada anteriormente.
Acciones que requieren un proceso legal, incluyendo, entre otras:
o Imponer un gravamen sobre una propiedad
o Ejecutar la hipoteca de un bien inmueble
o Embargar o incautar una cuenta bancaria u otros bienes personales
o Iniciar una acción civil contra una persona
o Provocar el arresto de una persona
o Someter a una persona a una orden de detención
o Embargo del salario de una persona
Presentar una reclamación en un procedimiento de quiebra no es una acción de cobro extraordinaria. Garante: el
Paciente, cuidador o entidad responsable del pago de una factura sanitaria.
Programa de asistencia financiera para pacientes: programa diseñado para reducir el saldo adeudado por el garante. Este programa se ofrece a los garantes que cumplen los criterios de elegibilidad descritos en nuestra Política de asistencia financiera.
Responsabilidad del paciente asegurado: la responsabilidad del paciente asegurado es la cantidad que un paciente asegurado debe pagar de su bolsillo después de que la cobertura de terceros haya determinado el importe de las prestaciones del paciente e incluye copagos, coseguros y deducibles.
Responsabilidad del paciente para pacientes no asegurados: la cantidad que el paciente debe pagar después de aplicar cualquier descuento para personas sin seguro.
Pago por terceros: organización distinta del paciente (primera parte) o del proveedor de atención médica (segunda parte) que participa en la financiación de los servicios de salud personales.
Insuficientemente asegurado: persona que tiene seguro, pero a la que se le factura el coste total de los servicios no cubiertos según su plan de prestaciones. Algunos ejemplos son, entre otros: medicamentos autoadministrados de Medicare, prestaciones máximas alcanzadas, cláusulas adicionales de maternidad, etc.
Sin seguro: pacientes que no tienen seguro.
POLÍTICA
La política de las entidades de UVA Community Health es facturar a los garantes y a los terceros pagadores aplicables de forma precisa, oportuna y coherente con las leyes y reglamentos aplicables.
Estado de cuenta detallado
Los garantes pueden solicitar un estado de cuenta detallado de su cuenta en cualquier momento y sin cargo alguno.
Disputas
Cualquier garante puede disputar un artículo o cargo de su factura. Los garantes pueden iniciar una disputa por escrito o por teléfono con un representante de atención al cliente. Si un garante solicita documentación relacionada con su factura, los miembros del personal harán todo lo posible por proporcionarle la documentación solicitada en un plazo de tres días hábiles.
Ciclo de facturación
El ciclo de facturación para las entidades de salud comunitarias comienza a partir de la fecha del primer estado de cuenta y finaliza 120 días después de esa fecha. Durante el ciclo de facturación, los garantes pueden recibir llamadas, estados de cuenta y cartas. Se pueden realizar llamadas al garante durante todo el ciclo de facturación. A continuación, se muestra el calendario de estados de cuenta y cartas:
• Se envía un estado de cuenta al garante cuando se determina que este tiene un saldo pendiente.
• Se envía una carta de seguimiento 30 días después de la fecha del estado de cuenta informando al garante que su cuenta está vencida.
• Se envía una segunda carta 30 días después de la primera carta informando al garante de que su cuenta está
morosa
• Se envía una tercera y última carta 30 días después de la segunda carta para informar al garante de que su cuenta está muy atrasada y que la cuenta puede ser transferida a una agencia de cobro
• En el día 120 del ciclo de facturación, la cuenta de un garante se entrega a una agencia de cobro.
Cada extracto y carta utilizados en nuestro ciclo de facturación contienen información sobre métodos de pago, opciones de pago, sitio web de asistencia financiera y un número de contacto para el servicio de atención al cliente.
PROCEDIMIENTO
Facturación sin garante
1. Obtención de información sobre la cobertura: Las entidades de Community Health harán todo lo posible por obtener información de los pacientes sobre si su seguro médico privado o público cubre total o parcialmente los servicios prestados por el hospital al paciente.
2. Facturación a pago de terceros: Las entidades de Community Health perseguirán diligentemente todos los importes adeudados por terceros pagadores, incluidos, entre otros, los pagadores contratados y no contratados, los pagadores de indemnizaciones, las aseguradoras de responsabilidad civil y de automóviles que proporcionan cobertura directa a los pacientes y los pagadores de programas gubernamentales que puedan ser financieramente responsables de la atención de un paciente. Además, las entidades de Community Health facturarán a todos los terceros pagadores aplicables basándose en la información proporcionada o verificada por el paciente o su representante de manera oportuna.
Facturación al garante
Se utiliza una serie de extractos y cartas para informar al garante del saldo pendiente de una cuenta. Cada extracto y carta contiene información sobre los métodos de pago, la asistencia financiera y un número de contacto para resolver dudas.
I. Facturación a pacientes asegurados: Las entidades de salud comunitarias facturarán sin demora al garante el importe calculado en la Explicación de beneficios (EOB) o según lo indicado o determinado por la estructura de beneficios en virtud de la póliza de terceros pagadores.
2. Facturación a pacientes no asegurados: Las entidades de salud comunitarias facturarán sin demora al garante el importe adeudado, menos los descuentos aplicables por no estar asegurado.
PRÁCTICAS DE COBRO
1. Prácticas generales de cobro: Con sujeción a esta política, las entidades de Community Health pueden emplear medidas de cobro razonables para obtener el pago de los garantes. Las actividades generales de cobro pueden incluir la emisión de declaraciones/cartas a los garantes, llamadas telefónicas y la remisión de cuentas a socios comerciales externos, tales como, entre otros, proveedores de servicios de cobro previo, cobro temprano y deudas incobrables.
2. Acciones extraordinarias de cobro: Las entidades de Community Health y sus agencias de cobro asociadas pueden llevar a cabo una acción extraordinaria de cobro (ECA) en forma de informe a la agencia de crédito, sujeto a los requisitos de la Ley Federal de Prácticas Justas en el Cobro de Deudas. El informe a la agencia de crédito sobre un garante por impago de una cantidad adeudada no se realizará hasta 60 días después de que haya finalizado el ciclo de facturación. La agencia de cobro asociada notificará al garante con 30 días de antelación la notificación a la agencia de crédito. Ni las entidades de Community Health ni sus agencias de cobro asociadas podrán emprender una ECA contra los garantes antes de haber realizado esfuerzos razonables para determinar si reúnen los requisitos para recibir ayuda financiera.
3. No se aplicarán ECA durante el proceso de solicitud de asistencia financiera: Las entidades de Community Health y sus agencias de cobro asociadas no aplicarán una ECA a los garantes que hayan presentado una solicitud de asistencia financiera. Si se determina que el garante reúne los requisitos para recibir asistencia financiera completa y ha realizado un pago, las entidades de Community Health devolverán cualquier cantidad superior a 5,00 $ que hayan recibido del garante durante el período de elegibilidad de este. Si se aprueba la asistencia financiera parcial para el garante, las entidades de Community Health reembolsarán cualquier cantidad que supere la cantidad que se considera que el garante es personalmente responsable de pagar. Las entidades de Community Health no reembolsarán al garante ninguna cantidad inferior a 5,00 dólares.
4. Planes de pago:
a. Pacientes elegibles: Las entidades de salud comunitarias y cualquier agencia de cobro que actúe en su nombre ofrecerán a los garantes la opción de suscribir un acuerdo de plan de pago. El acuerdo de plan de pago permite al garante pagar el importe adeudado durante un período de tiempo determinado.
b. Condiciones del plan de pago:
• Todos los planes de pago estarán exentos de intereses.
• Todos los pagos mensuales se basarán en una cantidad acordada mutuamente entre las entidades de salud comunitarias y el garante.
• Se espera que el saldo de la cuenta se pague en su totalidad dentro del plazo acordado.
c. Declaración de morosidad del plan de pago: Un plan de pago puede declararse moroso después de que el garante no haya realizado todos los pagos consecutivos. Si esto ocurre, el garante recibirá un aviso de morosidad. El aviso se enviará por correo a la última dirección conocida del garante. Una vez que un plan de pago se declare moroso, las entidades de Community Health o la agencia de cobros podrán iniciar las actividades de cobro de conformidad con esta política.
5. Agencias de cobro: Las entidades de salud comunitarias pueden remitir las cuentas de los garantes a una agencia de cobro, con sujeción a las siguientes condiciones:
a. La agencia de cobro debe tener un acuerdo por escrito con las entidades de Community Health.
b. El acuerdo por escrito con la agencia de cobro deberá incluir una cláusula que exija a la agencia de cobro el cumplimiento de la misión, la visión, los valores fundamentales, los términos de la Política de asistencia financiera y la presente Política de facturación y cobros de las entidades de Community Health.
c. La agencia de cobro se compromete a notificar al garante 30 días antes de iniciar cualquier ECA. Esta notificación incluirá una copia del resumen en página sencilla de la política de asistencia financiera.
d. Las entidades de salud comunitaria mantendrán la propiedad de la deuda (es decir, la deuda no se «vende» a la agencia de cobro).
e. La agencia de cobro deberá contar con procesos para identificar a los garantes que puedan optar a la asistencia financiera. La agencia de cobro deberá comunicar la disponibilidad del programa de asistencia financiera y remitir a los garantes que soliciten asistencia financiera a las entidades de salud comunitarias por teléfono o a través del sitio web: https://uvaheaIth.com/services/billing-insurance/financial-assistance-eligibility. La agencia de cobro no solicitará ningún pago a un garante que haya presentado una solicitud de asistencia financiera.
f. No se remitirá ningún saldo a una agencia de cobro hasta que hayan transcurrido al menos 120 días desde que las entidades de Community Health enviaron la factura inicial al garante de la cuenta, a menos que se haya recibido correo devuelto y se hayan realizado esfuerzos diligentes para encontrar una dirección actualizada.
g. No se remitirá ningún saldo a una agencia de cobro si el garante está negociando activamente un plan de pago o se encuentra en un plan de pago que no ha incurrido en mora.
h.
Título: FACTURACIÓN Y COBROS Fecha: 08/26/2022
Categoría: Servicios financieros para pacientes Aprobado por: Junta Directiva de UVACH Inc.